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研究計畫

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非國科會計畫- 公文撰寫範例

 

一、計畫申請/招標案函送委託/補助機關(構):

範例一

◆ 計畫申請函送委託/補助機關
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢陳本校○○系○○教授申請 鈞部「○○○○○計畫」之計畫書○式○份及相關文件各○份,請鑒核。

說明:依據鈞部○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:教育部
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研發處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文(含實體附件) →文書組用印。
注意事項
  1. 是否需備函請依委託/補助機關規定辦理。
  2. 創文以學校→函送委託補助機關。
  3. 公文承辦人是老師名字,公文副本則毋須再給老師。
  4. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;因公文中有實體附件(計畫書及相關文件),並請列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公文決行後,再將本校函及計畫書等相關文件送至教育部辦理。

範例二

◆ 計畫招標案函送委託機關
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢送本校○○系○○教授申請貴會「○○○○○計畫」(案號:○○)投標之計畫書○式○份、投標廠商聲明書及相關文件各○份,請查照。

說明:依據貴會○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:行政院農業委員會
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研發處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文(含實體附件) →文書組用印。
注意事項
  1. 是否需備函請依委託機關規定辦理。
  2. 創文以學校→函送委託機關。
  3. 公文承辦人是老師名字,公文副本則毋須再給老師。
  4. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;因公文中有實體附件(計畫書及相關文件),並請列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公文決行後,再將本校函、計畫書及投標文件送至行政院農業委員會辦理。

範例三

◆ 計畫申請函送委託機構
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢送本校○○系○○教授申請貴公司「○○○○○計畫」之計畫書○式○份及相關文件各○份,請查照。
說明:依據貴公司○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:臺灣證券交易所股份有限公司
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研發處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文(含實體附件) →文書組用印。
注意事項
  1. 是否需備函請依委託機構規定辦理。
  2. 創文以學校→函送委託機構。
  3. 公文承辦人是老師名字,公文副本則毋須再給老師。
  4. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;公文中有實體附件(計畫書及相關文件),並請列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公文決行後,再將本校函及計畫書等相關文件送至臺灣證券交易所股份有限公司辦理。

二、計畫審核通過,函送委託/補助機關(構)辦理簽約:

 

◆ 計畫核定函送委託機關辦理簽約
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢送本校○○學系○○○教授執行之「○○○○計畫」委託研究契約書正本○份、副本○份,請查照。

說明:依據貴會○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:行政院大陸委員會
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研發處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文(含實體附件) →文書組用印。
注意事項
  1. 委託機關如無相關來函,則免附說明。
  2. 創文以學校→函送委託機關。
  3. 依本校規定,辦理契約簽約時,需附上計畫書(含經費表)會辦相關單位。
  4. 公文承辦人是老師名字,公文副本則毋須再給老師。
  5. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;因公文中有實體附件(研究契約書),並請列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公文決行後,再將本校函及研究契書送至行政院大陸委員會辦理。


三、當政府機關(構)委託或補助計畫之核定通知尚未到校時,亟需先行進用助理人力,以啟動及執行計畫工作,因此專簽申請預先建置計畫代碼及預借助理薪資

◆ 為了先行進用助理人力,因此專簽預先建置計畫代碼及預借助理薪資
會簽單位
人事室、研發處、主計室、呈請校長核定
公文範例
主旨:有關本校○○學系○○○教授執行○○○(政府機關名稱)委託(或補助)計畫,因核定通知尚未到校擬先行進用○位計畫助理人力,以利有效達成各項計畫成果一案,簽請核示。

說明:
二、經查○○○(政府機關名稱)委託(或補助)本校○○學系○○○教授執行旨揭計畫名稱為:○○○○○○,預定執行期間為:○年○月○日至○年○月○日,合先陳明。
三、由於該機關之計畫核定通知尚未到校,然而,為了有效達成各項計畫成果,本計畫迫切需要先行進用計畫所屬助理人力,其聘僱期間為:○年○月○日至○年○月○日,俾能儘速啟動和執行各項工作。因此,擬准予同意依前開本校函頒的規定,惠請本校相關單位配合下列事項:
(一)請研發處惠予配合預先建置計畫代碼。
(二)請主計室惠予協助預借本案計畫助理人力薪資,該預借款項並擬由校務基金暫為代墊。
(三)請人事室於本案助理人力依規定完成進用和報到時,惠予配合協辦相關投保及薪資核發等事宜,其薪資、勞健保之概算,詳如附件。
四、若本案所請求的內容與實際計畫核准的經費或項目不相符,導致支出費用短絀或不符合使用規定等情況,將由本計畫主持人或計畫執行單位另覓其他經費來源支應。

擬辦:本案如奉核可後,擬請本校相關單位惠予協助並配合辦理相關事宜。嗣本計畫核定通知到校時,將依規定隨即提交以下資料: (1)核定函影本1份,(2)契約書(合約書)影本1份,(3)計畫書影本1份,(4)經費核定清單2份正本,並擲送至研發處(學推組),俾憑維護研究能量。以上所請當否?敬陳
核示
簽辦順序
承辦人(單位逐級陳核) →人事室→研發處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人
注意事項
1、依       據本校111年12月7日政人字第1110038012號函辦理。
2、適用範圍:限政府機關(構)委託或補助計畫。
  3、必要資訊:為了協助預先維護計畫代碼,請在本簽案說明二中主動提供以下必要資訊(1)委託(或補助)政府機關名稱、(2)計畫主持人、(3)執行單位、(4)計畫名稱,以及(5)執行期間。
4、證明書件請在本簽案中檢附委託或補助機關(構)相關證明書件,例如委託或補助機關(構)來函、計畫申請函件等。
 


四、計畫審核通過,函送委託/補助機關(構)辦理計畫簽約及請款:

◆ 計畫核定函送委託/補助機關辦理計畫簽約及請款
會簽單位 研究發展處、出納組、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢陳本校○○學系○○教授執行之「○○○○○計畫」委託研究契約書正本○份、副本○份暨第1期研究計畫經費計新台幣○○○元整領據乙紙,請鑒核撥款。

說明:依據鈞部○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:教育部
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研發處→出納組→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文(含實體附件) →文書組用印。
注意事項
  1. 委託/補助機關如無相關來函,則免附說明。
  2. 創文以學校→函送委託機關。
  3. 請領計畫第2期或第3期款項,免會研發處。
  4. 公文承辦人是老師名字,公文副本則毋須再給老師。
  5. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;因公文中有實體附件(研究契約書),另會辦出納組亦會協助開立計畫款項領據,並將領據乙紙釘在「國立政治大學公文夾」內頁及列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公行決行後,再將本校函、研究契約書及領據乙紙送至教育部辦理。

五、函送委託機關(構)請領計畫各期款項:

◆ 函送委託機關請領計畫各期款項經費
會簽單位 研究發展處、出納組、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢送本校○○學系○○○教授執行之「○○○○計畫」第○期研究計畫經費計新台幣○○○元整領據乙紙,請查照撥款。

說明:依據貴院○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:考試院
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研發處→出納組→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文(含實體附件)
注意事項
  1. 請領研究計畫第1期款項需會辦研究發展處,請領計畫第2期或第3期款項則免會辦研發處。
  2. 委託機構如無相關來函,則免附說明。
  3. 創文以學校發文,函送委託機關。
  4. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;因會辦出納組時,會協助開立計畫款項領據,並將領據乙紙釘在「國立政治大學公文夾」內頁及列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公文決行後,再將本校函及領據乙紙送至考試院辦理。

六、依委託/補助機關(構)契約內容或相關規定辦理,並請逕行函送委託/補助機關(構)辦理計畫變更。變更項目有如任職執行機構、計畫執行單位、研究人力、契約條款內容、計畫執行期間、經費(含經費項目變更、流入流出等)、計畫中英文名稱、追加經費、中止或撤消計畫等等。

範例一

◆ 函送委託機構辦理計畫執行期限變更
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:本校○○學系○○○教授執行之「○○○○計畫」,擬請貴會同意計畫執行期限展延至○年○月○日,請查照惠復。

說明:由於計畫執行中需要,需蒐集更多計畫相關資料,俾便計畫執行更順暢及豐碩研究成果,請貴會同意原計畫執行期間自○年○月○日至○年○月○日,展延至○年○月○日。

公文正本:財團法人台灣省文化基金會
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研究發展處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文
注意事項
  1. 創文以學校→函送委託/補助機構。
  2. 本函中無實體附件,公文正本請以「電子傳遞方式」發文處理。

範例二

◆ 函送委託機關(構)辦理計畫主持人變更
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:本校○○院○○○教授執行之「○○○○計畫」,擬請鈞部同意變更計畫主持人,請鑒核惠復。

說明:本計畫執行期間自自○年○月○日至○年○月○日,原計畫主持人為○○○教授,因○○○,擬請鈞部同意變更計畫主持人為○○○教授以繼續執行本計畫,擔任執行期間自○年○月○日至○年○月○日止。

公文正本:教育部
公文副本:○○○老師(原計畫主持人及變更計畫主持人)、○○院

簽辦順序 承辦人(院逐級陳核)→研究發展處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文。
注意事項
  1. 創文以學校→函送委託/補助機關。
  2. 本函中無實體附件,公文正本請以「電子傳遞方式」發文處理。

範例三

◆ 函送委託機關(構)辦理計畫經費變更
會簽單位 研究發展處、人事室、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:擬請 貴會同意委託本校○○○老師執行之「○○○○計畫」經費流用之變更,請 查照惠復。

說明:
一、依計畫書之經費預算表,原核定人事費用0萬元,業務費0萬元,由於本計畫執行中需要增加人力以協助進行資料蒐集、分析彙整等,擬請 貴會同意將業務費中○萬元流出至人事費中。
二、檢附計畫原核定經費預算表及變更預算表對照表乙份。

公文正本:中華民國信託業商業同業公會
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研究發展處→人事室→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文
注意事項
  1. 創文以學校→函送委託/補助機構。
  2. 計畫人事業務變更(含研究人力變更或流出流入)請會辦人事室。
  3. 本函中檢附之原核定經費預算表及變更預算表對照表乙份可轉成「Adobe PDF」,掛在函中附件資訊之「附件管理」即可,並勾選隨文發送,公文正本請以「電子傳遞方式」發文處理。

範例四

◆ 函送委託/補助機關(構)辦理計畫撤銷
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:本校○○學系○○○教授執行之「○○○○計畫」,因個人生涯規劃,自○年○月○日起離職,擬請貴會同意撤銷本計畫補助,請 查照。

說明:依據貴單位○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:委託機關(構)
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研究發展處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文
注意事項
  1. 創文以學校發文,函送委託/補助機關(構)。
  2. 本文無實體附件,公文正本請以「電子傳遞方式」發文處理。

七、委託/補助機關(構)契約書或相關來函中如有授權本校審核經費變更,則填寫「計畫經費流用申請表」並檢附相關文件,會辦研究發展處、人事室(計畫人事費變更須加會)、主計室,呈請校長核定。

經費流用申請表下載途徑:主計室網頁→表格下載→計畫結案→非科技部研究計畫經費流用申請表。

八、函送委託/補助機關(構)辦理計畫結案:其中包含經費結案及成果報告結案。

範例一

◆ 函送委託/補助機關(構)辦理計畫結案
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢陳本校○○學系○○○教授執行之「○○○○計畫」,經費收支結算表及成果報告各乙份,請鑒核。
說明:依據鈞部○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:教育部
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研究發展處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文
注意事項
  1. 創文以學校發文,函送委託/補助機關(構)。
  2. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;因公文中有實體附件(經費收支結算表),並請列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公文決行後,再將本校函及經費收支結算表送至教育部。 

範例二

◆ 函送委託/補助機關(構)辦理計畫結案
會簽單位 研究發展處、主計室、呈請校長核定
公文範例

主旨:檢送本校○○學系○○○教授執行之「○○○○計畫」,經費收支報告表及成果報告各乙份,請查照。
說明:依據貴單位○年○月○日○○字第○○○○號函辦理。

公文正本:委託機關(構)
公文副本:○○○老師、○○學系

簽辦順序 承辦人(單位逐級陳核)→研究發展處→主計室→國立政治大學(在系統中不需要選,公文自動會至秘書處,校長決行)→承辦人→文書組發文
注意事項
  1. 創文以學校發文,函送委託/補助機關(構)。
  2. 公文正本請以「紙本傳遞方式」發文處理;因公文中有實體附件(經費收支報告表),並請列印實體附件清單釘在「國立政治大學公文夾」封面,逐級陳核…。公文決行後,再將本校函及經費收支報告表送至委託/補助機關(構)。
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